Begrijpt u, in alle eerlijkheid, volledig wat in een Wmo-contract van 85 bladzijden en negen bijlagen staat? Volgt u de hogere wiskunde in de gepresenteerde tariefberekeningen die de toekomst van uw bedrijf direct kunnen beïnvloeden? Neemt u de nodige tijd om een Nota van Inlichtingen zodanig te redigeren, dat de gemiddelde lezer niet al op pagina 4 afhaakt en zo cruciale informatie mist?
Door Christoph Marthaler, Senior Contractmanager YouBasics
Contracten hebben een juridisch karakter en juristen hebben in het algemeen niet het imago begrijpelijke taal te spreken, laat staan te schrijven. Rekenmeesters met wie wij in het Sociaal Domein vaak bij tariefberekeningen kennismaken, houden ook niet echt rekening met lezers zonder hogere mathematische achtergrond. Door de bril van oud advocaat en journalist kijkend met inmiddels 16 jaar ervaring als contractmanager in het Sociaal Domein, heb ik redelijk inzicht gekregen hoe ingewikkeld inkoopstukken, contracten en hun bijlagen vaak geschreven en geadministreerd worden. Dit is een pleidooi richting “keep it simple and stupid” opdat enerzijds niet alleen Hoogleraren der Nederlandse Taal en Wiskunde nog meekomen maar anderzijds wel de nodige richtlijnen en afspraken worden vastgehouden: kort, bondig en begrijpelijk!
Het begint al bij de inkoop
Uiteraard maakt het verschil, of er een redelijk simpele subsidie of een open house wordt gepubliceerd, of een ingewikkelde Europese aanbesteding: hoe strakker de regelgeving voor de inkoop, hoe groter de nood en behoefte om heel veel dingen uitbundig op papier te zetten om niets te vergeten en risico’s te vermijden. Heeft een zorgverzekeraar bijvoorbeeld net een paar lelijke juridische procedures door teleurgestelde aanbieders achter de rug? Dan komt bij de voorbereiding van de volgende inkoopronde geheid een arsenaal aan juristen, beleidsmakers, cijfer- en IT-specialisten en wie nog meer aan te pas. De contracten die na de inkoop worden getekend, vormen al een onderdeel van de inkoopstukken. Dat is correct, zo kunnen aanbieders ook hierover vragen stellen en commentaar leveren voor de Nota van Inlichtingen (NvI).
Niet alles moet worden vastgelegd
Groot is vaak de angst dat wanneer er een detail niet wordt opgeschreven in het contract of in bijhorende (en daardoor ook bindende) bijlagen, de opdrachtgever (b.v. de gemeente) aansprakelijk gesteld kan worden door een cliënt of een aanbieder. Dan maar liever alles opschrijven, ook al wordt het document totaal onoverzichtelijk. En afspraken worden soms op verschillende manieren meervoudig neergezet. Dergelijke doublures kunnen worden geschrapt.
Het voldoet om alleen hoofdzaken op te nemen in het contract. Naar randzaken kan worden verwezen in bijlagen, die echter ook beheersbaar moeten blijven. Het scheiden van hoofd- en nevenzaken is soms lastig: cruciale eisen behoren in het contract of in het bijbehorende Programma van Eisen (PvE), niet in een algemeen onbekende gemeenteverordening van een paar jaar geleden.
Maak het eenvoudig in het klein
Wat in mijn ervaring prima werkt, is een tekst voor publicatie te laten tegenlezen door iemand die weinig tot geen kennis heeft van deze materie. Graag wel met een goed gevoel voor taal! Dit kan een collega zijn maar ook jouw schoonmoeder of de buurman. Wanneer zij het snappen, zit je goed! Dit zou ik ook willen aanbevelen aan de adviesbureaus die grote beleidsstukken en rekenmodellen produceren voor het sociaal domein. Probeer het verhaal niet groter te maken door bombastisch taalgebruik en wolken van cijfers.