Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland heeft als doel de inkoop van jeugdhulp voor de regio Zeeland effectief en efficiënt te organiseren. Diederik Geijs is werkzaam als senior inkoopadviseur en coördinator Jeugdhulp. Ter ondersteuning van het contractmanagement en zorgmakelaarschap ontstond er een tijdelijke behoefte aan externe ondersteuning. Van juli 2021 tot april 2022 ondersteunde contractmanager Patricia Klijn van YouBasics de inkooporganisatie hierbij.
Even voorstellen
Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland kreeg de vacature voor de duo functie zorgmakelaar/contractmanager niet ingevuld. Deze functie was nieuw en moest nog vormgegeven worden. Er stond basaal op papier wat de taken inhielden. De zorgmakelaar die gestart was, was niet meer werkzaam bij de inkooporganisatie.
“Patricia is in juli 2021 gestart en maakte onderdeel uit van ons contractteam waar we wekelijks overleg mee hebben. Ze neemt de gesprekken met diverse partijen en afspraken rondom contractmanagement voor haar rekening. Daarnaast helpt ze ons met het zorgmakelaarschap. Zo heeft ze gestalte gegeven aan een document dat dieper inging op dit onderwerp en hoe het zich verhoudt tot de afspraken en de diverse belanghebbende partijen die erbij betrokken zijn. Patricia heeft vanaf het begin af aan het zorgmakelaarschap opgezet. Dit was een geheel nieuwe functie die nog niet bestond in het Zeeuwse. De basis hiervoor is door Patricia gelegd en er kan nu verder gebouwd worden aan de functie zorgmakelaar.
Patricia is erg kritisch, weet waar ze het over heeft en communiceert goed. Ze ondersteunt ons tot april van dit jaar, dan is het de bedoeling dat we het intern zelf weer oppakken. We hebben daar ook vertrouwen in, omdat ze een goede basis heeft gelegd. Zoals hierboven is beschreven heeft Patricia een groot aandeel gehad in de opzet van de functie zorgmakelaar. We hebben haar contract twee keer verlengd, omdat we haar input nog goed konden gebruiken. Ik merk zelf ook dat het prettig is om iemand te hebben die niet slechts twee of drie maanden komt ondersteunen. Ruim een half jaar biedt een goede basis om echt te weten wat je aan elkaar hebt en om diverse werkzaamheden over te dragen.”
Toegevoegde waarde
We zijn goed geholpen met de input van Patricia. Ze heeft zich gericht op het voeren van contractgesprekken met partijen over de percelen ‘dyslexie’ en ‘lokale ondersteuning door lichte begeleiding’. Dat deed ze erg goed. Ze bereidt zich voor, weet waar ze het over heeft en ze levert alles behalve half werk. Voor een nieuw project over gezinshuizen heeft ze aanbieders bij elkaar weten te krijgen om gesprekken te voeren en zodoende de samenwerking beter te regelen. Dat verbinden en samenbrengen is erg belangrijk voor dit project en past goed bij haar kwaliteiten en onze behoeften.”
Zo vertelt Patricia over de opdracht: ‘’Omdat de grootste noodzaak lag bij het zorgmakelaarschap ben ik daarmee begonnen. Buiten het functioneel meezoeken naar passende jeugdhulpplaatsen (bijvoorbeeld urgente vragen voor gezinshuisplaatsen bij uithuisplaatsingen) ben ik informatie gaan inwinnen bij de programma manager, de senior contractmanager, diverse jeugdhulpaanbieders en toegangsmedewerkers gemeenten om een beeld te krijgen van de knelpunten en oplossingsrichtingen van beschikbare jeugdhulp. Er bleek ongecoördineerd gezocht te worden naar plekken waarbij verschillende mensen dezelfde werkzaamheden uitvoerden. Daarnaast voelden de verantwoordelijke jeugdhulpverleners zich alleen staan in de zoektocht, wat als belasting werd ervaren. Deze knelpunten hebben geleid tot een werkgroep met een delegatie van de belangrijkste betrokkenen, waarbij we in 3 bijeenkomsten zijn gekomen tot het starten van een coördinatiepunt. Ten grondslag lag een procesbeschrijving waarin de stappen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Hiermee is de samenwerking tussen alle partijen verbetert en kon sneller geschakeld worden om een passende plaats te vinden voor urgente vragen voor jeugdigen.
Met betrekking tot de doorontwikkeling van de functie van zorgmakelaar zijn we met 3 nieuwe medewerkers gaan bouwen aan een team zodat mijn zorgmakelaar werkzaamheden afgerond konden worden en het team zelf verder kon. We hebben gezamenlijk een document gemaakt waarin de taken en verantwoordelijkheden van de zorgmakelaar zijn vastgelegd en afgestemd binnen de organisatie. Hierdoor werd duidelijk voor welke vragen men bij de zorgmakelaar terecht kon en werd het proces efficiënter.
De laatste 4 maanden van mijn opdracht heb ik me volledig gericht op het contractmanagement van de door Diederik benoemde percelen. Met de Dyslexie aanbieders heb ik accountgesprekken gevoerd en hebben we in gezamenlijkheid het nieuwe protocol Dyslexie 3.0 gekoppeld aan de huidige inkoopdocumenten en geïmplementeerd. Risico’s en verplichtingen zijn met elkaar doorgenomen en als terugkerend agendapunt vastgelegd. Deze zijn gecommuniceerd aan alle betrokkenen (intern, toegang 13 gemeenten en aanbieders).
Daarnaast heb ik accountgesprekken gevoerd met de aanbieders die lichte ondersteuning bieden waarin de gecontracteerde afspraken en de resultaten op de vastgestelde KPI’s (kritieke prestatie indicatoren) aan bod kwamen. Waar verbeterafspraken gemaakt moesten worden, werden deze vastgelegd en gemonitord.
De basis op orde is hét aspect van goed contractmanagement. Dit betekent dat afspraken, taken en verantwoordelijkheden duidelijk moeten zijn en alle aanbieders en 13 gemeenten zoveel als mogelijk moeten voldoen aan dezelfde afspraken. Dit was in Zeeland niet altijd het geval, dus zijn we hier met het team contractmanagers stevig op gaan inzetten. Mijn rol was om een procesbeschrijving te maken voor het aangaan van maatwerkcontracten en deze te communiceren onder de 13 gemeenten en met de aanbieders. Dit heeft helderheid en meer financieel inzicht gebracht. Ook de positie van de inkooporganisatie is hiermee verder vormgegeven.
In het diepe springen, proactief aan de slag gaan om in samenwerking processen te verbeteren, vertrouwensbanden aanhalen en samen werken aan een beter sociaal domein is waar mijn passie ligt. Al deze ingrediënten waren bij de inkooporganisatie aanwezig en mocht ik inzetten. Ik heb ruimte en vertrouwen gekregen om hier met mijn kennis en ervaring mee aan de slag te gaan. Een opdracht waar ik veel plezier aan heb beleefd en met fijne collega’s heb mogen samenwerken.’’
Diederik Geijs – Senior inkoopadviseur, coördinator Jeugdhulp