In een vorig artikel zijn we ingegaan op de basisprincipes van contractmanagement die we bij Youbasics hanteren; overzicht, inzicht en sturing. Uit de praktijk blijkt dat er met name bij het creëren van inzicht nog veel winst te behalen valt. Er kan inzicht verworven worden door een zorgvuldige analyse uit te voeren op de data die beschikbaar is. Bij het ontbreken van deze informatie wordt het een lastige opgave om een onderzoek af te ronden over de geleverde kwaliteit binnen de contracten. Terwijl juist bij Wmo hulpmiddelen het contractmanagement en de controle op de kwaliteit goed uit te voeren zijn, omdat de randvoorwaarden vaak duidelijk in de overeenkomsten zijn afgekaderd.

Berichtenverkeer als bron van informatie

Een mooie oplossing voor dit veel voorkomende probleem is het iWmo berichtenverkeer. Berichtenverkeer is inmiddels geruime tijd beschikbaar (sinds 2015) als instrument waarbij gemeenten op een snelle en veilige manier digitale berichten kunnen uitwisselen met bijvoorbeeld zorgaanbieders.

De informatie die uit het systeem voortkomt kan gebruikt worden bij het maken van de data-analyses. Enkele voorbeelden van informatie die uit het berichtenverkeer gehaald kan worden, als we het specifiek over de contracten rond hulpmiddelen hebben, zijn;

• Totaal aantal leveringen; creëren en behouden van een scherp beeld in trends gedurende het jaar of verschillen in aantallen per leverancier.
• Aantal leveringen per categorie; duidelijkheid in wat de geleverde aantallen per categorie zijn, maar bijvoorbeeld ook of er met kleine aanpassingen categorieën kunnen vervallen om zo het contract overzichtelijk en bondig te maken.
• Levertijden; de opdracht en de levering hebben eigen data en kunnen naast de afspraken gelegd worden.
• Mutaties ten opzichte van de toewijzing; inzicht in hoe vaak er wordt afgeweken van de originele toewijzing. Maar ook of dit per leverancier veel afwijkt.

Aan de dienstverlenende kant van de Wmo, bijvoorbeeld bij begeleiding, wordt het berichtenverkeer steeds meer en in een aantal gemeenten zelfs uitsluitend gebruikt. Echter lijkt het “oude” Wmo gedeelte, zoals trapliften, woningaanpassingen en hulpmiddelen, nog niet of onvoldoende in de mogelijkheid te zijn hierop over te stappen.

Project Hulpmiddelen in het Berichtenverkeer

De trage ontwikkeling lijkt zijn oorsprong te vinden in onder andere de moeilijkheden die het correct aansluiten van berichtenverkeer op de verstrekking van hulpmiddelen met zich meebrengt.

Op 18 februari van dit jaar is daarom vanuit het Ketenbureau i-sociaal domein het project Hulpmiddelen in het Berichtenverkeer van start gegaan, in samenwerking met onder andere brancheorganisatie leveranciers Firevaned, de gemeenten Groningen, Noordenveld en ROG Plus, en het Zorginstituut. Het doel van dit project is het financieel administratieve proces rondom de verstrekking van hulpmiddelen te verbeteren waardoor de administratieve lasten voor gemeenten en hulpmiddelenleveranciers verminderen en de burger beter wordt geholpen.

Het is belangrijk te vermelden dat het Ketenbureau gemeenten met hulpmiddelen in een koopconstructie adviseert te wachten op de uitkomsten van het project en tot er eventuele veranderingen geïmplementeerd zijn in (een eventueel nieuwe versie van) berichtenverkeer. Dit betekent niet dat er geen voorzichtige start gemaakt kan worden. Alleen kan het ontwerp nog flink veranderen.

De huurgemeenten en hun leveranciers zullen intensief en nauwkeurig samen moeten werken om, voor zover dat nog niet is gebeurd, een goed afgestemd berichtenverkeer in te richten.

Mocht je als lezer twijfelen aan berichtenverkeer, weet dat de schat aan informatie die het oplevert onmisbaar is voor goed contractmanagement en dat de tijd en energie die in de inrichting gestoken wordt, de moeite waard is op de lange termijn.

Waar berichtenverkeer nog niet is geïmplementeerd, zijn gemeenten in bepaalde mate nog afhankelijk van de aanlevering van informatie van aanbieders, maar niet uitsluitend. Het kan een opgave zijn om inzichtelijk te krijgen welke data aanwezig en beschikbaar is en wat er nog mist.

YouBasics kan jou hierbij ondersteunen om zo een prominente(re) rol te krijgen als het gaat om sturen op kwaliteit en kosten van de zorg.