Door Kevin Osei Assibey, contractmanager bij YouBasics

De eerste signalen. Wanneer ga je wat doen?

Je hebt er vast mee te maken gehad in het dagelijkse leven. Je huis ziet er weer slordig uit en is er weer aan toe om opgeruimd te worden. Je auto ziet er van binnen vies uit en moet worden schoongemaakt. Je wilt je hoofd even legen, zodat je meer ruimte kunt maken om over andere dingen na te denken. Er zijn tal van voorbeelden te noemen in je privéleven of werk, waarbij je het gevoel hebt gehad om even de boel op pauze te zetten en opnieuw te organiseren. Daardoor heb je weer het gevoel van ruimte en rust om verder te kunnen.

Meestal willen we dat omdat we merken dat de huidige situatie aan verandering toe is om vooruitgang te kunnen boeken of om de huidige situatie te verbeteren. We realiseren ons dan dat de huidige situatie voor obstructie zorgt en geen lekker gevoel geeft. Wetenschappelijkonderzoek heeft aangetoond, dat als je werkt vanuit een opgeruimd bureau of omgeving, je minder afgeleid bent en je beter kan concentreren. Rust, regelmaat of structuur is hierbij de basis om verder te kunnen.

Obstructie of onrust is vaak ook het eerste gevoel en een belangrijk signaal om actie te ondernemen. Signalen worden veelal wel gezien of gevoeld, maar niet altijd opgevolgd. Bij simpele dingen, zoals je huis dat opgeruimd moet worden, kunnen we meestal zonder al te veel moeite actie ondernemen. Wanneer het niet tastbaar is, zoals een vol hoofd door bijvoorbeeld een te hoge werkdruk wordt het al een stuk ingewikkelder. Gemak, kennis, kunde en complexiteit spelen vaak een belangrijke rol in hoe snel we signalen opvolgen die ons vertellen dat we zaken anders moeten of willen gaan indelen.

Binnen het contractmanagement kunnen we deze signalen ook tegenkomen. Bijvoorbeeld dat het overzicht ontbreekt, er geen duidelijke richtlijnen zijn of wanneer er geen duidelijke visie is op de sturing van de dienstverlening van gecontracteerde partijen. Door kennis en kunde in te zetten op deze vraagstukken heb je weer grip op je contractmanagement en kun je  bouwen aan een fundament voor de toekomst.

‍Het gevolg van het niet naleven of opvolgen van signalen.

Signalen hebben een aanleiding. Wanneer niet goed gekeken wordt naar de oorzaak, kunnen in toenemende mate obstructies of verstoringen ontstaan. Binnen het contractmanagement kun je denken aan obstructies bij het niet optimaal benutten van financiële stromingen of onvoldoende monitoring en sturing op contractafspraken.  Wanneer er geen voldoende kennis of kunde aanwezig is om direct toe te kunnen passen, kunnen omringende factoren een rol spelen die de complexiteit doen laten toenemen.

Het sociaal domein is een werkveld waarin zich regelmatig nieuwe ontwikkelingen voordoen. Om mee te kunnen gaan met deze ontwikkelingen, dienen spelers in dit werkveld op de hoogte te zijn van de stand van zaken van de huidige situatie. Hierbij helpt het als er een analyse wordt gedaan op de huidige staat van het contractmanagement, de basis op orde is en er een goed overzicht is in de ‘’workload’’ om zo vervolgens vanuit structuur en visie in te kunnen spelen op de ontwikkelingen die zich voordoen.

Bij het niet opvolgen van signalen kunnen uiteindelijk de organisatie en de klanten waarvoor de organisatie zich inzet, de dupe worden. Deze ontwikkelingen raken het hart van de organisatie en de afnemers van de dienstverlening.

Breng stap voor stap de basis op orde.

‍Het contractmanagement binnen het sociaal domein is een onderdeel dat nog volop in ontwikkeling is. Vaak is er te weinig aandacht om een goede sturing van de zorgcontracten te realiseren. Zoals in het begin van dit artikel is beschreven, zorgen signalen die veelal worden gezien, maar vaak niet worden opgevolgd voor obstructie en onrust. Juist als de ontwikkelingen zich in een rap tempo voordoen is het belangrijk om eerst de basis op orde te hebben.

Contractmanagement kent verschillende onderdelen. Zo kun je bijvoorbeeld sturen op verschillende inkoopsegmenten, categorieën of type zorginstellingen met de daarbij behorende dienstverlening. Hierin kun je sturen op gemaakte afspraken en monitoring vastleggen op deze afspraken. Een ander voorbeeld zijn de raakvlakken met de processen die te maken hebben met de afspraken. Ook hier kun je sturing geven met bijvoorbeeld een sturingsmodel, dat ervoor zorgt dat de processen gestroomlijnd blijven én inzicht geven in de uitvoering. Weer een ander voorbeeld is sturing op de uitgaven en patronen herkennen in de uitgaven, waardoor financiële stromingen efficiënter georganiseerd kunnen worden en er bespaard kan worden in de kosten.

Een contractmanager helpt om een goed beeld en inzicht te geven in de zaken omtrent de organisatie van contracten. Nog te veel organisaties in de zorgsector besteden hier te weinig aandacht aan en negeren de vroegtijdige signalen die afkomstig zijn vanuit de uitvoering van de dienstverlening. Juist om optimaal gebruik te kunnen maken van de schaarste aan capaciteit en budget binnen de zorgsector en de toenemende complexiteit, kunnen we de dienstverlening meer optimaliseren en tijd en geld winnen.

‍YouBasics stoomt je klaar voor de toekomst

Wij brengen de basis op orde, creëren overzicht en inzicht, zodat jouw organisatie kan anticiperen en kan sturen op mogelijke veranderingen in de toekomst. YouBasics is hét kenniscentrum voor contractmanagement in de sociaal domein. De contractmanagers van YouBasics weten wat er nodig is om het beste uit de zorgcontracten te halen. Met relevante kennis, ervaring, vaardigheden en tools helpt YouBasics de professionaliseringsslag te maken. Hierbij maken wij gebruik van de CATS CM methode. Dit is een wereldwijd gebruikte en bewezen marktstandaard voor contractmanagement. Hiermee kunnen we bouwen aan het contractmanagement, zodat deze aan de basiseisen voldoet om verder te kunnen groeien.

Herken jij je in de geschetste signalen en problematiek binnen het contractmanagement in de zorgsector of kan jouw organisatie wel een helpende hand gebruiken? Wij helpen je graag om te analyseren wat er voor jouw organisatie nodig is. Wacht niet langer en bespreek je knelpunten of wensen met een van de contractmanagers van YouBasics!